Non seulement il s’avère indispensable, mais il doit en plus être bien choisi au regard de l’importance des documents archivés. En effet, il convient de prédéterminer les besoins de l’entreprise ou de l’organisme puisque l’on trouve trois niveaux de services qui ne sont pas revêtus de la même force juridique. Il existe des espaces de stockage simple, des espaces de stockage sécurisé et des espaces d’archivage « à vocation probatoire ». Après intervention de la CNIL en 2013, seuls les deux derniers espaces peuvent prétendre à l’appellation de « coffre-fort numérique ».