Si le fichier est modifié de manière substantielle par rapport à la formalité précédemment accomplie auprès de la CNIL, par exemple, une nouvelle catégorie de données enregistrées ou une nouvelle durée de conservation, il faut notifier cette modification à la CNIL en mentionnant le numéro de la déclaration initiale ainsi que les rubriques du formulaire qu’il faut modifier en détaillant les modifications intervenues. Des modifications importantes peuvent entraîner une requalification de la déclaration initiale, dans ce cas, les services de la CNIL peuvent alors demander de remplir un nouveau formulaire. En revanche, il a été jugé qu’un simple changement du logiciel de traitement ou l’’ajout de nouvelles caméras de vidéosurveillance à un dispositif déjà déclaré ne nécessite pas de déclaration à la CNIL.